Carlos Alberto Gómez Cáceres y Amanda Bautista Martinez Tecnólogos en Gestión de Sistemas de Información Documentación hemos elaborado este blog en el cual publicamos aspectos importantes de la Gestión Documental, enfocados en la organización de los Archivos. Estos recursos estan disponibles en la web y servirán de apoyo en los procesos llevados a cabo en los Archivos o Centros de Documentación.

MANUAL ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION

Autores: Amanda Bautista Martínez y Carlos A. Gómez Caceres

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LEY 594 DE 2000

Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones    

  LEY 594 DE 2000

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEFINICION

Tablas de Retención. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos 

Tomado: MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Directrices básicas e instructivos para su elaboración (Versión Actualizada)
Julia Godoy, Imelda López, Clara Casilimas y otros
DIVISION DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
Archivo General de la Nación

MODELO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Autor. Amanda Bautista Martinez

 ACUERDO 039 DE 2002Acuerdo No. 039 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000

ACUERDO 039 DE 2002 

 

MINIMANUAL NO.4 TRD Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

FOLIACION

Consideramos de interés  conocer el proceso de foliación, ya que nos permite tener el control de los tipos documentales contenidos en cada expediente, una carpeta, legajo, folder, etc. y controlar el principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental

¿COMO DEBE EFECTUARSE LA FOLIACION EN LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

Tomado: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2142

Es  importante  conocer este manual,  elaborado por el Archivo General de la Nacion, el cual nos facilita realizar el trabajo de organizacion, y tener documentado todo el proceso..

MANUAL ORGANIZACION DE FONDOS ACUMULADOS

Tomado:http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2330, Fondos Acumulados, Manual de Organizacion

FONDOS ACUMULADOS

DEFINICION:  Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cam-bios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones (Tomado de: Fondos Acumulado Manual de Organización. Archivo General de la Nación, ColombiaDivisión de Clasificación y Descripción. Clara Inés Casilimas Rojas y Juan Carlos Ramírez Moreno. Bogotá, D. C., abril de 2004.

El anterior  video muestra los fondos acumulados de AGUA DE DIOS, Cundimamarca Colombia. tomado de http://www.youtube.com/watch?v=zamcHhkRCKk

ORGANIZACION DE FONDOS ACUMULADOS

ACUERDO 002 DE ENERO 23 DE 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados

ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL EN LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS

Tomado.amb.S.A E.S.P

Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben seguir los funcionarios que trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de limpieza. Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y máscaras desechables, entre otros y el implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante líquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algún alimento en las horas de descanso. tomado instructivo de limpieza, desinfección de áreas y documentos de archivo. Archivo General de la Nacion, colombia. Grupo de Conservación y Restauración, Bogotá 2010

PROCESO ORGANIZACION DE ARCHIVOS

Este video enseña el proceso de organización Documental, su importancia. Terminología archivistíca, y  explica la Clasificación, Ordenación, Descripcion, Cuadro de Clasificación entre otros

Tomado: http://www.youtube.com/watch?v=Sem9vpe8Omw

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ACUERDO 042 DE 2002 AGN

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Tomado:  http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/descargas/acuerdo_042.pdf